De afweging in het kort
Online laten betalen bij het reserveren levert je minder no-shows, minder werk aan de balie en een gezondere cashflow op. Daar staat tegenover dat je transactiekosten betaalt en dat een deel van je gasten liever ter plekke afrekent. Voor de meeste venues wegen de voordelen ruim op tegen de nadelen, maar het hangt af van je type boekingen.
Hieronder beide kanten, en daarna de vraag die er echt toe doet: wanneer is het wél en wanneer níét verstandig.
De voordelen
Veel minder no-shows. Dit is het zwaarste argument. Een gast die betaald heeft, komt vrijwel altijd opdagen. Wie niets betaalde, heeft niets te verliezen door thuis te blijven. Bij venues die overstappen op vooraf betalen halveert het no-showpercentage in de praktijk vaak.
Je geld staat er al. Geen facturen achteraf, geen betalingsherinneringen, geen wanbetalers. Zeker bij groepsboekingen en bedrijfsuitjes scheelt dat een hoop administratie — en soms een incassotraject.
Rustiger aan de balie. Gasten die al betaald hebben, lopen door. Dat scheelt tijd op precies het moment dat het druk is, en het voorkomt de discussie over wie wat betaalt bij een groep.
Betere planning. Betaalde boekingen zijn betrouwbare boekingen. Je weet hoeveel mensen er komen en kunt daar je personeel en inkoop op afstemmen, in plaats van op een schatting.
Boekingen buiten openingstijden. Zonder online betalen moet je elke reservering handmatig bevestigen. Met online betalen is een boeking om half twaalf 's avonds gewoon rond.
De nadelen
Transactiekosten. De betaalprovider rekent per transactie. Voor iDEAL is dat een vast bedrag van ongeveer €0,25 tot €0,35; bij creditcards vaak een percentage. Bij 200 boekingen per maand praat je over €50 tot €70 — reëel, maar in het niet vallend bij één voorkomen no-show van €80.
Een drempel voor sommige gasten. Er zijn mensen die niet vooraf willen betalen, zeker bij een venue die ze niet kennen. Dat kost je een enkele boeking. Een aanbetaling in plaats van het volledige bedrag verlaagt die drempel aanzienlijk.
Terugbetalingen kosten werk. Annuleringen en wijzigingen moet je afhandelen. Zorg dus dat je systeem terugbetalen eenvoudig maakt, en dat je annuleringsvoorwaarden vooraf duidelijk zijn.
Je hebt een betaalprovider nodig. Een account bij bijvoorbeeld Mollie aanmaken kost een middagje, inclusief identificatie van je bedrijf. Eenmalig, maar het is geen knop die je vanmiddag omzet.
Wanneer is het verstandig?
Vooraf betalen loont het meest in deze situaties:
- Vaste tijdsloten met beperkte capaciteit. Een leeg tijdslot verkoop je niet meer; die omzet is definitief weg.
- Groepen en bedrijfsuitjes. Hoge bedragen, ver vooruit geboekt, en het grootste no-showrisico.
- Boekingen ver vooruit. Hoe langer tussen boeken en komen, hoe groter de kans dat iemand afhaakt.
- Als je al kosten maakt vóór het bezoek. Ingekochte catering of ingeroosterd personeel wil je niet voorfinancieren voor iemand die niet komt.
Wanneer juist niet?
Er zijn situaties waarin je het beter niet, of gedeeltelijk, doet:
- Kleine bedragen met veel spontane bezoekers. Als de helft van je gasten binnenloopt zonder te reserveren, is vooraf betalen vooral een drempel.
- Als de prijs pas achteraf vaststaat. Bij verbruik of open eindes weet je vooraf niet wat je moet incasseren; werk dan met een aanbetaling als borg.
- Bij een publiek dat het niet gewend is. Sommige doelgroepen rekenen liever ter plekke af. Dan is een aanbetaling van 25% een betere eerste stap dan het volledige bedrag.
Het is trouwens geen alles-of-niets: je kunt het per faciliteit instellen. Vooraf betalen bij je groepsruimte, ter plekke afrekenen bij losse baanhuur.
iDEAL, creditcard of Bancontact?
Voor Nederlandse gasten is iDEAL onmisbaar — het is verreweg de meest gebruikte betaalmethode en de kosten zijn een vast, laag bedrag per transactie. Krijg je Belgische gasten, dan is Bancontact de tegenhanger. Creditcard is vooral relevant voor buitenlandse bezoekers en werkt meestal met een percentage in plaats van een vast bedrag.
In de praktijk dek je met iDEAL plus creditcard verreweg het grootste deel af, en voeg je Bancontact toe als je in de grensstreek of toeristensector zit.
Volledig bedrag of aanbetaling?
De tussenweg is vaak de beste. Een aanbetaling bindt de gast — dat is waar het om gaat — zonder de drempel van het volledige bedrag. Het restant reken je ter plekke af.
Hoe hoog die aanbetaling moet zijn en hoe je hem instelt, staat in aanbetaling vragen bij online boeken. Regel er meteen je annuleringsbeleid bij, want die twee horen bij elkaar: een aanbetaling zonder duidelijke voorwaarden leidt tot discussie.
Met VenueFlow
Online betalen zit in elk plan. Je koppelt je Mollie-account en stelt per faciliteit in of gasten een aanbetaling doen of het volledige bedrag voldoen. iDEAL, creditcard en Bancontact worden ondersteund, en de betaalstatus zie je bij elke boeking terug.
Er is een testmodus, dus je kunt de hele flow met testbetalingen doorlopen voordat er een echte gast op drukt. Start gratis en probeer het uit, of bekijk eerst alle functies.