Eén schaalbaar platform onder je boekingen

Twee boekingsmodi, per faciliteit in te stellen

De belangrijkste keuze in je inrichting is hoe je een tijdslot verkoopt. In de FULL-modus hangt één gast of groep de faciliteit exclusief af: een escape room, een karaokebox, een tennisbaan. Zodra het slot geboekt is, verdwijnt het uit de beschikbaarheid. In de CAPACITY-modus delen meerdere gasten hetzelfde moment tot een maximum dat jij bepaalt: een sauna, een workshop, een terras. Het systeem telt af tot dat maximum bereikt is.

Je stelt dit per faciliteit in, niet per venue. Een tennispark met banen én clinics gebruikt allebei tegelijk. Twijfel je welke bij je past, dan legt FULL vs CAPACITY het verschil uit met voorbeelden — inclusief wat een verkeerde keuze je aan omzet kost.

Tijdsloten komen uit je openingstijden

Je legt per faciliteit vast wanneer je open bent en hoe lang een boeking duurt; daaruit genereert het systeem de tijdsloten. Je vult dus niet elke week handmatig een rooster. Uitzonderingen — een feestdag, een besloten avond, een baan in onderhoud — zet je als blokkade op een los slot, zonder de rest van je planning aan te raken.

Losse sloten toevoegen kan ook, bijvoorbeeld voor een eenmalige workshop buiten je normale openingstijden. Die staan naast de gegenereerde sloten en gedragen zich verder hetzelfde.

Waarom dubbele boekingen er niet in kunnen

Dit is het punt waarop een spreadsheet of gedeelde mailbox stukloopt: twee mensen die tegelijk hetzelfde moment claimen. VenueFlow controleert de beschikbaarheid niet alleen wanneer de gast het formulier opent, maar nog een keer op het moment van opslaan — binnen één databasetransactie. Is het slot in die paar seconden volgelopen, dan krijgt de tweede gast een nette melding in plaats van een bevestiging voor een plek die niet bestaat.

Beschikbaarheid wordt bij elke opvraag opnieuw berekend uit de werkelijke boekingen. Er is geen aparte teller die uit de pas kan lopen met de realiteit.

Je gegevens staan apart van die van anderen

Elke venue heeft een eigen, geïsoleerde database. Je boekingen, klanten en instellingen zitten dus niet met die van andere klanten in één tabel met een kolommetje erbij. Alles draait binnen de EER, en de scheiding geldt ook voor je kortingscodes en mailteksten: wat van jou is, werkt alleen bij jou.

Wil je verder gaan dan een geïsoleerde database op het gedeelde platform — een eigen, afgeschermde server, of een boekingsvoorkant die wij op maat bouwen — dan is dat Enterprise.

Beveiliging en verantwoording

• Twee-factor authenticatie per gebruiker, met een code uit een authenticator-app.
• Rollen: personeel komt bij de agenda en de tickets, niet bij je instellingen of omzet.
• Logboek van wijzigingen — wie deed wat, en wanneer.
• AVG-verzoeken van gasten (inzage, export, verwijderen) handel je zelf af vanuit het beheer.
• Geheimen versleuteld opgeslagen: je koppelingstokens en mailwachtwoord staan niet leesbaar in de database.

Koppelen aan wat je al gebruikt

Betalingen lopen via Mollie (iDEAL, creditcard, Bancontact), zodat gasten bij het boeken een aanbetaling of het volledige bedrag voldoen. Met de Google Agenda-koppeling verschijnen boekingen in de agenda die je toch al open hebt.

Naar buiten toe heb je twee opties: de boekingswidget op je eigen website met één regel code, of de publieke REST API als je de voorkant helemaal zelf wilt bouwen. In dat laatste geval bepaal jij hoe het boeken eruitziet en zie je van VenueFlow niets terug.

Alles hierboven zit in elk plan — bekijk de volledige functielijst of de prijzen.