Echt gratis, zonder voorwaarden
Zeldzaam, en meestal een hobbyproject of iets wat wordt uitgefaseerd. Er is geen verdienmodel, dus ook geen garantie dat het er volgend jaar nog is. Voor iets waar je reserveringen in bewaart, is dat een reëel risico.
Prijzen
Gratis reserveringssysteem: wat kun je verwachten?
Een gratis reserveringssysteem bestaat, maar "gratis" betekent zelden dat het je niets kost. Meestal betaal je met een limiet, een proefperiode, commissie over je omzet of je klantrelatie. Hieronder lees je welke vormen er zijn, waar de kosten dan wél zitten, en wat VenueFlow precies wel en niet gratis doet.
Vier soorten "gratis"
Wie op een gratis reserveringssysteem zoekt, krijgt vier heel verschillende dingen te zien. Het loont om te weten welke je voor je hebt, want ze lopen op een ander moment tegen hun grens aan.
Gratis proefperiode
Dertig dagen alles uitproberen, daarna een abonnement. Prima om te testen, maar het is uitstel: na een maand sta je alsnog voor dezelfde keuze — en heb je je gegevens er al in staan.
Freemium met een limiet
Gratis tot bijvoorbeeld 50 boekingen per maand, of met één faciliteit. Werkt goed zolang je onder de grens blijft. Groei je erdoorheen op een druk moment, dan sta je opeens stil.
Geen abonnement, wel per boeking
Geen vaste maandkosten; je betaalt een bedrag per reservering. Bij weinig boekingen kost het bijna niets, bij veel boekingen loopt het op. Dit is het model van VenueFlow — zie hieronder wat dat concreet betekent.
Waar de kosten dan wél zitten
Een systeem draaien kost geld, dus als je geen abonnement betaalt, betaalt iemand anders of betaal je op een andere manier. Dit zijn de posten die je moet nalopen voordat je ergens je reserveringen in zet:
- Transactiekosten van de betaalprovider. Voor iDEAL reken je op zo'n €0,25 tot €0,35 per betaling. Die staan altijd los van de software, ook bij een gratis systeem.
- Commissie over je omzet. Sommige platforms zijn gratis in gebruik maar houden 3% tot 10% per boeking in. Bij een gemiddelde reservering van €120 is dat al snel een tientje — per keer.
- Je gasten als product. Krijgt het platform de klantrelatie, en mailt het jouw gasten over andere venues? Dan betaal je met iets waardevollers dan geld.
- Setup- en migratiekosten. Gratis in gebruik, maar het inrichten of het overzetten van je bestaande gegevens wordt apart gefactureerd.
- Betaalde support. Werkt er iets niet, dan blijkt hulp onderdeel van een pakket dat je niet hebt.
- Je kunt er niet meer uit. Kun je je klantenbestand exporteren? Zo niet, dan is de prijs die je later betaalt niet in euro's uit te drukken.
Die laatste is de belangrijkste en wordt bijna nooit gesteld. Vraag het expliciet, en vraag het voordat je begint met invoeren.
Wat VenueFlow gratis doet — en wat niet
We noemen ons Free-plan gratis omdat er geen vaste kosten aan zitten, maar het is eerlijker om precies te zijn:
Dit kost niets
- Geen abonnement: €0 per maand
- Geen opstart- of inrichtingskosten
- Geen proefperiode die afloopt
- Alle 20 functies, ook in Free
- Geen limiet op je aantal boekingen
- Opzeggen wanneer je wilt, gegevens exporteerbaar
Dit kost wel iets
- €2,00 per boeking (excl. btw) op het Free-plan
- Transactiekosten van Mollie, los van onze fee
- Een eigen server of voorkant op maat — dat is Enterprise
Neem je een maand lang geen reserveringen aan, dan betaal je niets. Neem je er honderd aan, dan is Free niet meer je goedkoopste optie: met Plus (€10/mnd) zak je naar €1,50 per boeking en met Pro (€25/mnd) naar €1,00. Je wisselt zelf in je dashboard, en dat gebeurt nooit buiten je om.
Wanneer is dit voordelig — en wanneer niet?
Reken het even door met je eigen aantallen, want het omslagpunt ligt lager dan je denkt:
- Tot ongeveer 20 boekingen per maand is Free het voordeligst. Bij tien reserveringen betaal je €20.
- Vanaf ongeveer 20 boekingen wordt Plus goedkoper, vanaf zo'n 30 boekingen Pro.
- Bij honderden boekingen per maand loopt elk per-boeking-model op. Dan is een vast maandbedrag verstandiger — dat bespreken we bij Enterprise.
De volledige rekensom, inclusief wat een boekingssysteem je oplevert aan voorkomen no-shows, staat in wat kost een boekingssysteem.
Voor horeca
De meeste mensen die hierop zoeken runnen een restaurant of café en willen niet vastzitten aan een abonnement voordat ze weten of online reserveren bij hen werkt. Dat is precies waar dit model voor bedoeld is: je zet het aan, plaatst de boekingswidget op je eigen site, en betaalt pas iets als er daadwerkelijk gereserveerd wordt.
Je stelt per tijdslot in hoeveel gasten of tafels je aankunt, zodat je nooit overboekt raakt. Bij grote groepen kun je een aanbetaling vragen — verreweg de effectiefste maatregel tegen no-shows. Meer over de opzet voor horeca staat op tafelreservering voor restaurants.
Veelgestelde vragen
Vragen over gratis starten
Is VenueFlow echt gratis?
Het Free-plan kost €0 per maand: geen abonnement, geen opstartkosten en geen proefperiode die afloopt. Je betaalt €2,00 per boeking (excl. btw). Neem je geen reserveringen aan, dan betaal je dus niets — maar bij tien boekingen in een maand is het €20. "Gratis" slaat op de vaste kosten, niet op elke boeking.
Zitten er functies achter een betaalmuur?
Nee. Alle 20 functies zitten in elk plan, ook in Free: online betalen via iDEAL, cadeaubonnen en kortingscodes, de boekingswidget voor je eigen website, ticketscannen, mailtemplates, gebruikers met rollen en twee-factor authenticatie. Plus of Pro geeft je geen extra functies, alleen een lager tarief per boeking.
Zit er een limiet op het aantal boekingen?
Nee. Er is geen bovengrens waarboven het stopt of automatisch duurder wordt. Bij meer volume wordt Plus of Pro vanzelf voordeliger, maar dat kies je zelf in je dashboard — het gebeurt niet buiten je om.
Wat gebeurt er met mijn gegevens als ik stop?
Je gegevens blijven van jou en je kunt ze exporteren voordat je opzegt. Opzeggen kan altijd, zonder opzegtermijn. Er is geen contract waar je aan vastzit.
Is dit ook geschikt voor een restaurant of café?
Ja. Je stelt per tijdslot in hoeveel gasten of tafels je aankunt, gasten reserveren zelf via je eigen website, en je kunt bij grote groepen een aanbetaling vragen tegen no-shows. Meer daarover staat op de pagina over tafelreservering voor restaurants.
Begin gratis, betaal pas bij je eerste boeking
Geen abonnement en geen opstartkosten. Maak een account aan en kijk zelf of online reserveren voor je werkt.