FULL vs CAPACITY: welke boekingsmodus past bij jouw venue?

Het verschil in één alinea

In de FULL-modus hangt één gast of groep de faciliteit exclusief af voor een tijdslot. Is de escape room van 20:00 tot 21:00 geboekt, dan is hij voor iedereen bezet. In de CAPACITY-modus delen meerdere gasten hetzelfde tijdslot tot een maximum dat jij instelt. Een sauna met een maximum van 30 personen blijft boekbaar tot die 30 vol zijn.

Het klinkt als een detail, maar het is de belangrijkste instelling van je hele boekingssysteem. Kies je verkeerd, dan verkoop je of te weinig plekken, of je krijgt gasten die er niet bij passen.

Wanneer kies je FULL?

FULL past bij alles wat een groep exclusief in gebruik neemt. Kenmerkend: de volgende gast kan pas beginnen als de vorige klaar is.

• Escape rooms — één groep per kamer per tijdslot, dat is het hele concept.
• Karaokeboxen en privéruimtes — de box is van jou of van iemand anders.
• Tennis-, padel- en squashbanen — een baan wordt afgehangen, precies zoals vroeger op het afhangbord.
• Bowlingbanen — per baan, per tijdslot.
• Vergaderruimtes en studio's — één huurder tegelijk.

Bij FULL is de prijs meestal per faciliteit en niet per persoon. Of er vier of acht mensen in de escape room gaan verandert niets aan het feit dat de kamer bezet is — al kun je natuurlijk wel een toeslag per extra persoon rekenen.

Wanneer kies je CAPACITY?

CAPACITY past bij alles waar meerdere, van elkaar onafhankelijke gasten tegelijk terechtkunnen. Jij bepaalt hoeveel dat er maximaal zijn.

• Sauna en spa — een maximum per tijdslot houdt het rustig en comfortabel.
• Workshops en cursussen — een kookworkshop met twaalf plekken.
• Lasergame- en kartheats — losse deelnemers die samen een heat vullen.
• Restaurants — het aantal gasten of tafels dat je per tijdslot aankunt.
• Rondleidingen en proeverijen — een groep die zich vult met losse aanmeldingen.

Bij CAPACITY reken je vrijwel altijd per persoon, en houdt het systeem de resterende plekken realtime bij. Een gast die er vier boekt, haalt vier plekken van het beschikbare aantal af.

De twijfelgevallen

Sommige venues passen niet netjes in één hokje. Drie situaties die vaak voorkomen:

Je hebt allebei. Een tennispark met banen (FULL) en clinics (CAPACITY). Een spa met privésuites (FULL) en een algemene zone (CAPACITY). Dit is geen probleem zolang je systeem het per faciliteit laat instellen. Kan het dat niet, dan moet je gaan improviseren — en dat gaat vroeg of laat mis.

Een groepsboeking op een gedeelde faciliteit. Een bedrijf wil de hele sauna afhuren die normaal 30 gasten deelt. De praktische oplossing is een aparte faciliteit voor exclusieve afhuur, of het tijdslot handmatig blokkeren. Meer over dit soort boekingen in bedrijfsuitjes en groepen online laten boeken.

Een faciliteit met een minimum. Een heat gaat pas door bij vier deelnemers. Dat is een CAPACITY-faciliteit, maar met een ondergrens die je zelf bewaakt — kijk hoe je systeem daarmee omgaat voordat je erop gaat vertrouwen.

Wat de keuze betekent voor je omzet

De modus bepaalt direct hoeveel je van een tijdslot kunt verkopen, en dat verschil is groter dan het lijkt.

Stel: een workshopruimte voor twaalf personen, €35 per persoon. Zet je die op FULL, dan boekt de eerste groep van vier de hele ruimte af en heb je €140 verdiend met acht lege plekken. Op CAPACITY vult diezelfde middag zich met drie losse aanmeldingen, een stel en een groepje van vijf — twaalf plekken, €420.

Andersom werkt het net zo hard de verkeerde kant op. Zet je een escape room op CAPACITY, dan kunnen er wildvreemden bij een gezelschap in de kamer terechtkomen. Dat is niet het product dat je verkoopt.

Hoe je kiest: drie vragen

Twijfel je bij een specifieke faciliteit, loop dan deze vragen af:

1. Kan een onbekende gast er tegelijk bij zonder dat het vreemd is? Ja → CAPACITY. Nee → FULL.
2. Reken ik per persoon of per ruimte? Per persoon wijst naar CAPACITY, per ruimte naar FULL.
3. Wat gebeurt er bij één gast in een groot tijdslot? Is dat prima → FULL. Zonde van de plekken → CAPACITY.

Met VenueFlow

In VenueFlow stel je de modus per faciliteit in, dus je kunt beide naast elkaar gebruiken in dezelfde venue. De beschikbaarheid wordt realtime bijgehouden: bij FULL verdwijnt het tijdslot zodra het geboekt is, bij CAPACITY telt het systeem af tot je maximum bereikt is. Dubbele boekingen zijn in beide gevallen onmogelijk.

Start gratis en zet één faciliteit in beide modi om te zien wat er gebeurt — dat is sneller uitgeprobeerd dan uitgelegd. Hoe het systeem de beschikbaarheid bewaakt staat op het platform. Bekijk ook de functies of de pagina voor jouw branche.