Wat is online tafelreservering?
Bij online tafelreservering boekt een gast via je website een tafel voor een bepaald tijdstip en aantal personen. Het systeem toont alleen tijdsloten die werkelijk vrij zijn, houdt rekening met je capaciteit per moment en stuurt automatisch een bevestiging. Dubbele boekingen zijn daarmee uitgesloten, ook als er twee gasten tegelijk op dezelfde avond klikken.
Het verschil met een reserveringsformulier dat je vaak op websites ziet is wezenlijk. Een formulier stuurt je een aanvraag die je daarna handmatig moet beoordelen, inplannen en beantwoorden. Bij echte online tafelreservering is de boeking rond op het moment dat de gast op bevestigen drukt, omdat het systeem je agenda al kent.
Waarom horeca overstapt van telefoon en reserveringsboek
De meeste zaken stappen niet over omdat het reserveringsboek niet werkt, maar omdat het op de verkeerde momenten werk oplevert. Vier dingen veranderen er direct:
- De telefoon blijft vrij tijdens de service. Reserveringen komen binnen terwijl je aan tafel bezig bent, niet er tussendoor. Dat is voor je bediening het grootste verschil.
- Je vangt boekingen buiten openingstijden op. Een flink deel van de reserveringen wordt 's avonds laat of op maandag gemaakt, precies wanneer er niemand opneemt.
- Minder no-shows. Met een aanbetaling via iDEAL komen gasten vaker daadwerkelijk opdagen, en wie afzegt doet dat op tijd zodat de tafel weer vrijkomt.
- Grip op je capaciteit. Je stelt per tijdslot in hoeveel je aankunt, zodat je niet te vol boekt en de keuken de avond aankan.
Werken met shifts: het punt waar het zich terugverdient
De meeste winst zit niet in het aannemen van reserveringen, maar in het spreiden ervan. Als je hele zaak om acht uur tegelijk gaat zitten, moet je keuken in één klap veertig couverts wegzetten. Door per avond twee of drie shifts aan te bieden — bijvoorbeeld 17:30, 19:30 en 21:30, elk met een eigen maximum — komen bestellingen gespreid binnen.
Voor de gast is dat het verschil tussen twintig minuten wachten op het voorgerecht of niet. Voor jou is het het verschil tussen een avond die loopt en een avond waarin je achter de feiten aanrent. Je bepaalt zelf hoe strak je stuurt: op een rustige dinsdag zet je de shifts ruim, op zaterdag strak.
Hoeveel van je zaak zet je online?
Dit is de vraag waar horecaondernemers het langst over twijfelen, en het antwoord is bijna nooit "alles". Een zaak die honderd procent van de capaciteit online zet, kan volledig volgeboekt raken met reserveringen. Prettig voor de planning, minder prettig als je ook van loop leeft — en voor een café of lunchroom is loop juist de kern.
In de praktijk werkt het goed om een deel van je plaatsen online boekbaar te maken en de rest vrij te houden. Zet je twintig van je zestig plaatsen open, dan kunnen gezelschappen vooraf reserveren en blijft je zaak toegankelijk voor wie zomaar binnenloopt. Je stelt dat per tijdslot in, dus je kunt op een doordeweekse middag ruimer openstellen dan op vrijdagavond.
Ook voor café en lunchroom
Werk je met gedeelde tafels of een indeling die per moment verschilt, dan hoef je niet met genummerde tafels te werken. Je geeft simpelweg een maximumaantal gasten per tijdslot op en schuift zelf met wie waar zit. Dat past bij zaken waar de bezetting vloeiend is en een vaste tafelindeling meer beperkt dan helpt.
De lunchpiek is voor dit soort zaken het duidelijkste voorbeeld. Tussen twaalf en twee wil iedereen tegelijk zitten. Door slots per half uur aan te bieden met een eigen maximum, spreid je die piek zonder gasten weg te sturen: wie om 12:00 geen plek meer vindt, ziet dat het om 12:30 wél kan. Dat is een prettiger antwoord dan "het is vol". Meer daarover staat op de pagina over een reserveringssysteem voor café en lunchroom.
No-shows: het duurste probleem, en het makkelijkst op te lossen
Een tafel van vier die om acht uur niet komt opdagen, vul je op dat moment niet meer. Reken maar eens uit wat dat op jaarbasis kost bij een paar no-shows per week. Een aanbetaling bij het reserveren verandert dat gedrag onmiddellijk: wie tien euro per persoon heeft betaald, belt af in plaats van weg te blijven — en dan komt de tafel op tijd weer vrij voor iemand anders.
Je hoeft dat niet bij iedereen te doen. Veel restaurants beperken de aanbetaling tot groepen vanaf zes personen en tot vrijdag- en zaterdagavond, precies waar de schade het grootst is. Zet je annuleringsvoorwaarden helder in de bevestigingsmail, dan weet de gast vooraf waar hij aan toe is. Meer hierover in ons artikel over no-shows verminderen en over een aanbetaling vragen via iDEAL.
Vergeet de bevestigingsmail niet
De bevestigingsmail is voor veel gasten het eerste wat ze van je zien nadat ze geboekt hebben, en tegelijk het meest verwaarloosde onderdeel van het hele proces. Zet er je logo op en schrijf de tekst zelf: hoe ze je vinden, waar ze kunnen parkeren, tot hoe laat de keuken open is, en wat je annuleringsvoorwaarden zijn.
Een automatische herinnering een dag van tevoren verlaagt het aantal vergeten reserveringen verder. Die kost je niets extra omdat hij vanzelf verstuurd wordt, en hij geeft de gast een laatste natuurlijk moment om af te zeggen als het toch niet uitkomt.
Waar je op let bij het kiezen
Niet elk reserveringssysteem is voor horeca gebouwd. Let in elk geval op deze punten:
- Capaciteit per tijdslot, niet alleen per tafel. Zonder dat kun je je drukte niet spreiden.
- Online betalen en aanbetalingen. Zonder betaalkoppeling heb je geen middel tegen no-shows.
- Een eigen boekformulier. Dieetwensen, gelegenheid en aantal kinderen wil je vóór de gast binnenloopt weten.
- Koppeling met je eigen website. Een gast die je site verlaat om ergens anders te boeken, is een gast die je aan een platform kwijtraakt.
- Wat het kost bij jouw volume. Een vast abonnement is bij weinig boekingen duur, een fee per boeking bij veel boekingen. Reken het uit met je eigen aantallen.
We hebben die afweging uitgebreider uitgewerkt in waar je op let bij een reserveringssysteem voor horeca en in de checklist met tien punten.
Zo werkt het met VenueFlow
Je plaatst de boekingswidget met één regel code op je site, of je bouwt de voorkant zelf via de publieke REST API. Gasten kiezen een tijdslot uit je realtime beschikbaarheid, doen desgewenst een aanbetaling en krijgen automatisch een bevestiging met jouw logo. Jij beheert alles vanuit één agenda, ook op je telefoon.
Er is geen abonnement: je betaalt per boeking en start gratis. Bekijk de volledige mogelijkheden op de pagina over online tafelreservering voor restaurants, of maak gratis een account aan en zet je eerste tijdsloten klaar.