Boekingssysteem voor catering en partyservice
Een boekingssysteem voor catering laat klanten een datum vastleggen en direct alles doorgeven wat je nodig hebt: aantal personen, locatie, tijdstip en wensen. VenueFlow bewaakt hoeveel opdrachten je per dag aankunt en int desgewenst een aanbetaling, zodat een geboekte datum ook echt een opdracht is.
Online reserveren voor catering en partyservice
Bij catering zit het werk niet in het uitvoeren, maar in het uitvragen. Een aanvraag komt binnen als "kunnen jullie zaterdag de 14e iets doen voor ongeveer 40 man?" en daarna volgen er drie mailtjes voordat je weet wat iemand eigenlijk wil: hoe laat, waar, warm of koud, met of zonder bediening, en hoeveel het precies mag kosten. Bij elke aanvraag opnieuw.
Een online boekingsformulier draait die volgorde om. De klant kiest eerst een datum die je nog vrij hebt, en vult meteen alles in wat jij nodig hebt om een prijs te geven: aantal personen, afleveradres, gewenst tijdstip, dieetwensen. In VenueFlow bepaal je zelf welke velden dat zijn. Wat binnenkomt is daarmee geen vraag meer, maar een aanvraag waar je direct op kunt reageren.
Het tweede probleem is beschikbaarheid. Twee opdrachten op dezelfde zaterdag is een fout die je pas ontdekt als het te laat is om er nog iets aan te doen. Door per dag vast te leggen hoeveel opdrachten je aankunt, verdwijnt die dag uit de keuzelijst zodra hij vol zit. Je hoeft niet meer in je agenda te kijken voordat je iets toezegt, want het systeem laat alleen zien wat werkelijk kan.
Dan de vrijblijvendheid. Een datum die iemand "even vasthoudt" is geen opdracht, en toch blokkeert hij je agenda. Een aanbetaling bij het boeken lost dat op: wie een aanbetaling doet, komt zijn afspraak na, en wie dat niet wil, houdt jouw zaterdag ook niet bezet. Je stelt zelf in of dat een vast bedrag is of het volledige bedrag.
Werk je met vaste pakketten — een borrelplank per persoon, een buffet vanaf twintig personen, een BBQ-arrangement — dan zet je die neer als boekbare producten met eigen prijs en minimumaantal. De klant kiest een pakket en een datum, jij ziet direct wat er besteld is, en de bevestiging die eruit gaat bevat alle afspraken op een rij. Voor de btw-factuur gebruik je je eigen boekhoudpakket; VenueFlow levert het betaalbewijs en de reserveringsgegevens.
Herkenbaar voor catering en partyservice?
Mailen heen en weer
Elke aanvraag kost drie mailtjes voordat je weet wat iemand precies wil.
Dubbel geboekte datum
Twee opdrachten op dezelfde zaterdag ontdek je pas als het te laat is.
Vrijblijvende aanvragen
Een gereserveerde datum zonder aanbetaling is nog geen opdracht.
Onvolledige informatie
Zonder aantal personen, locatie en tijdstip kun je geen prijs geven.
Een boekingssysteem dat past bij catering en partyservice
Beschikbaarheid per datum
Geef per dag aan hoeveel opdrachten je aankunt. Volgeboekte data zijn automatisch niet meer selecteerbaar.
Alles in één formulier
Vraag aantal personen, adres, tijdstip en wensen direct uit, zodat je meteen een prijs kunt geven.
Aanbetaling bij vastleggen
Laat klanten bij het boeken een aanbetaling doen via iDEAL — dan is de datum echt geblokkeerd.
Arrangementen als product
Zet je borrelhapjes, buffetten of BBQ-pakketten neer als boekbare producten met eigen prijs.
Automatische bevestiging
De klant krijgt direct een bevestiging met alle afspraken op een rij, in jouw eigen tekst.
Benieuwd wat er allemaal in zit? Bekijk de functies of lees hoe het platform je capaciteit bewaakt, of stel je vraag via het contactformulier.
Vragen over een boekingssysteem voor catering en partyservice
Kan ik instellen hoeveel opdrachten ik per dag aankan?
Ja. Je bepaalt per dag of tijdslot een maximumaantal opdrachten. Zit een zaterdag vol, dan kunnen klanten die datum niet meer kiezen en zie je nooit twee opdrachten staan die je niet allebei kunt uitvoeren.
Kan ik een aanbetaling vragen bij het vastleggen van een datum?
Ja. Bij het boeken vraag je een aanbetaling of het volledige bedrag via iDEAL, creditcard of Bancontact. Een datum die betaald is, is een opdracht — dat scheelt vrijblijvende reserveringen die je later toch weer vrij moet geven.
Hoe vraag ik alle details uit die ik nodig heb?
Met het eigen boekformulier bepaal je zelf welke velden je toevoegt: aantal personen, afleveradres, gewenst tijdstip, dieetwensen of opmerkingen. Die staan bij de aanvraag in je agenda, zodat je in één keer een prijs kunt geven.
Werkt dit ook voor buffetten en BBQ-pakketten?
Ja. Je zet elk arrangement neer als een boekbaar product met eigen prijs, minimumaantal personen en beschikbaarheid. Klanten kiezen het pakket en de datum, en jij ziet direct wat er besteld is.
Krijgen mijn klanten een factuur?
Ze krijgen een bevestiging en een betaalbewijs met het bedrag, de datum en een reserveringsnummer. Een btw-factuur met factuurnummer maak je in je eigen boekhouding — VenueFlow is een boekingssysteem, geen facturatiepakket.
Verwante branches
Klaar om je catering-aanvragen online te ontvangen?
Maak een gratis account aan en richt je agenda zelf in. Je betaalt pas bij je eerste boeking.