Workshop-tickets verkopen mét factuur: zo regel je het

Wanneer is een factuur eigenlijk verplicht?

Voor particuliere deelnemers ben je in de meeste gevallen niet verplicht een factuur uit te reiken. Een bevestiging of ticket met het bedrag, de datum en je bedrijfsgegevens is voor hen ruim voldoende als aankoopbewijs.

Verkoop je aan een ondernemer of een organisatie, dan ligt dat anders: dan bestaat er in beginsel wél een factuurplicht. Die deelnemer heeft de factuur nodig om de btw terug te vragen en de kosten te verantwoorden. Krijgt hij die niet, dan blijft hij erom vragen — en dat betekent voor jou losse verzoeken die weken na de workshop nog binnenkomen.

Wat er op een geldige factuur moet staan

De eisen staan in de Wet op de omzetbelasting. Een factuur die je aan een zakelijke deelnemer geeft, bevat in elk geval:

• Je eigen bedrijfsnaam, adres en btw-identificatienummer.
• De naam en het adres van de deelnemer of het bedrijf.
• Een uniek, doorlopend factuurnummer. Dit is het punt waar een ticket of betaalbewijs tekortschiet.
• De factuurdatum en de datum waarop de workshop plaatsvond.
• Een omschrijving van wat er geleverd is: de workshop, de datum en het aantal plaatsen.
• Het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag apart vermeld.

Dat doorlopende factuurnummer is geen formaliteit. Het is precies wat een factuur onderscheidt van een bevestiging, en het is de reden dat je een factuur niet zomaar uit een boekingssysteem kunt laten rollen: de nummering moet aansluiten op je hele administratie, inclusief de facturen die je buiten je workshops om verstuurt.

Welk btw-tarief geldt voor een workshop?

Dat hangt af van wat je precies aanbiedt, en het luistert nauwer dan veel aanbieders denken. Voor een aantal vormen van onderwijs geldt een vrijstelling, voor toegang tot bepaalde culturele activiteiten geldt het lage tarief, en voor een groot deel van de commerciële workshops geldt gewoon het algemene tarief.

Het onderscheid tussen "een cursus" en "een leuke avond met een creatieve activiteit" is fiscaal betekenisvol en niet altijd intuïtief. Twijfel je over jouw situatie, leg die dan eenmalig voor aan je boekhouder. Dat is een gesprek van een kwartier dat je jaren vooruit helpt, en het voorkomt dat je bij een controle met terugwerkende kracht btw moet afdragen die je nooit in je prijs hebt verwerkt.

Wat VenueFlow wel en niet voor je doet

Hier is het eerlijke antwoord, want op dit punt beloven veel boekingssystemen meer dan ze waarmaken. VenueFlow is een boekingssysteem, geen facturatiepakket. Wat je krijgt bij elke inschrijving:

• De deelnemer schrijft zich in voor een specifieke datum en rekent direct af via iDEAL, creditcard of Bancontact.
• Er wordt automatisch een ticket-PDF aangemaakt met het bedrag, de datum, het aantal plaatsen en een reserveringsnummer.
• De tekst op dat ticket pas je zelf aan, dus je zet er je eigen bedrijfsgegevens, btw-nummer en voorwaarden op.
• Elke inschrijving staat met bedrag en betaalstatus in je agenda, zodat je precies weet wie betaald heeft.

Wat VenueFlow niet doet, is een btw-factuur met een doorlopend factuurnummer aanmaken. Die maak je in je eigen boekhoudpakket. Dat is geen tekortkoming maar een bewuste grens: je factuurnummering hoort thuis in één administratie, niet verspreid over de systemen die toevallig ook betalingen aannemen.

De praktische werkwijze

In de praktijk werkt dit voor de meeste workshopaanbieders goed:

1. Zet je gegevens op het ticket. Bedrijfsnaam, adres, btw-nummer en KvK-nummer in de tickettekst. Voor particuliere deelnemers is de kous daarmee af.
2. Vraag bij inschrijving of iemand zakelijk boekt. Voeg een veld toe aan je boekformulier voor bedrijfsnaam en factuuradres. Alleen wie dat invult, heeft een factuur nodig.
3. Maak die facturen gebundeld aan. Loop wekelijks of maandelijks de zakelijke inschrijvingen langs en maak de facturen in één keer in je boekhoudpakket. Alle gegevens die je nodig hebt staan al bij de boeking.
4. Verwijs ernaar in je bevestigingsmail. Eén zin — "heb je een factuur nodig? Geef je bedrijfsgegevens door bij het inschrijven" — voorkomt de meeste losse verzoeken achteraf.

De winst zit hem in stap twee. Door de vraag naar voren te halen naar het moment van inschrijven, verandert een reeks losse verzoeken achteraf in een lijstje dat je in één zitting afwerkt.

Waarom vooraf betalen hier het meeste oplevert

Zakelijke deelnemers zijn gewend achteraf te betalen op factuur, en dat is voor jou de duurste variant: je hebt de workshop al gegeven en moet daarna achter je geld aan. Door ook zakelijke deelnemers bij het inschrijven te laten afrekenen en de factuur daarna te sturen als bewijsstuk, draai je die volgorde om.

Dat werkt in de praktijk beter dan je zou verwachten, zeker bij bedragen die iemand op een zakelijke kaart kan zetten. Je hebt geen debiteurenbeheer, geen herinneringen, en een deelnemer die betaald heeft komt bovendien vaker daadwerkelijk opdagen — hetzelfde effect dat een aanbetaling heeft bij no-shows.

Aan de slag

Wil je tickets verkopen met een beperkt aantal plekken, vooraf betalen en een QR-ticket dat je bij de deur scant? Bekijk hoe dat werkt op de pagina over het boekings- en ticketsysteem voor workshops, of bekijk alle functies en de prijzen.

Je kunt ook gewoon gratis een account aanmaken en je eerste workshop online zetten. Er is geen abonnement en geen opstartkosten; je betaalt pas bij je eerste inschrijving.